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新聞發布會策劃的流程和工作如何安排?

時間:2017-08-24 11:44 | 作者:天幕大業 | 標簽: 大型年會策劃 公司年會策劃 |
在全國性的媒體調查中發現,媒體獲得新聞最重要的一個途徑就是新聞發布會,幾乎100%的媒體將其列為最常參加的媒體活動。由于新聞發布會上人物、事件都比較集中,時效性又很強,且參加發布會免去了預約采訪對象、采訪時間的一些困擾,另外,新聞發布會一般也會為記者提供一定的饋贈品,所以通常情況下記者都不會放過這些機會。 
 
新聞發布會策劃的流程和工作如何安排?
 
新聞發布會的操作技巧 
 
新聞發布會的標題選擇 
新聞發布會一般針對對企業意義重大,媒體感興趣的事件舉辦。每個新聞發布會都會有一個名字,這個名字會打在關于新聞發布會的一切表現形式上,包括請柬、會議資料、會場布置、紀念品等。在選擇新聞發布會的標題時,一般需要注意以下幾點。 
 
1、避免使用新聞發布會的字樣。我國對新聞發布會是有嚴格申報、審批程序的,對企業而言,并沒有必要如此煩瑣,所以直接把發布會的名字定義為“**信息發布會”或“**媒體溝通會”即可。 
 
2、最好在發布會的標題中說明發布會的主旨內容。如:“某某企業2005新品發布信息發布會”。 
 
3、通常情況下,需要打出會議舉辦的時間、地點和主辦單位。這個可以在發布會主標題下以字體稍小的方式出現。
 
4、有時,可以為發布會選擇一個具有象征意義的標題。這時,一般可以采取主題加副題的方式。副題說明發布會的內容,主題表現企業想要表達的主要含義。如:海闊天空 五星電器收購青島雅泰信息發布會 
 
新聞發布會的時間選擇 
新聞發布的時間通常也是決定新聞何時播出或刊出的時間。 
 
因為多數平面媒體刊出新聞的時間是在獲得信息的第二天,因此要把發布會的時間盡可能安排在周一、二、三的下午為宜,會議時間保證在1小時左右,這樣可以相對保證發布會的現場效果和會后見報效果。 
 
發布會應該盡量不選擇在上午較早或晚上。部分主辦者出于禮貌的考慮,有的希望可以與記者在發布會后共進午餐或晚餐,這并不可取。如果不是歷時較長的邀請記者進行體驗式的新聞發布會,一般不需要做類似的安排。 
 
有一些以晚宴酒會形式舉行的重大事件發布,也會邀請記者出席。但應把新聞發布的內容安排在最初的階段,至少保證記者的采訪工作可以比較早的結束,確保媒體次日發稿。 
 
在時間選擇上還要避開重要的政治事件和社會事件,媒體對這些事件的大篇幅報道任務,會沖淡企業新聞發布會的傳播效果。 
 
新聞發布會的地點安排 
場地可以選擇戶外(事件發生的現場,便于攝影記者拍照),也可以選擇在室內。根據發布會規模的大小,室內發布會可以直接安排在企業的辦公場所或者選擇酒店。酒店有不同的星級,從企業形象的角度來說,重要的發布會宜選擇五星級或四星級酒店。 
 
酒店有不同的風格,不同的定位,選擇酒店的風格要注意與發布會的內容相統一。還要考慮地點的交通便利與易于尋找。包括離主要媒體、重要人物的遠近,交通是否便利,泊車是否方便? 
 
發布方在尋找新聞發布會的場所時,還必須考慮以下的問題: 
 
·會議廳容納人數?主席臺的大小?投影設備、電源?布景、胸部麥克風、遠程麥克風?相關服務如何?住宿、酒品、食物、飲料的提供?價錢是否合理?有沒有空間的浪費? 
 
·背景布置。主題背景板,內容含主題、會議日期,有的會寫上召開城市,顏色、字體注意美觀大方,顏色可以企業VI為基準。酒店是否會代為安排。 
 
·酒店外圍布置,如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等。酒店是否允許布置。當地市容主管部門是否有規定限制等。 
 
新聞發布會的席位擺放 
擺放方式:發布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放。注意確定主席臺人員。需擺放席卡,以方便記者記錄發言人姓名。擺放原則是“職位高者靠前靠中,自己人靠邊靠后”。 
 
現在很多會議采用主席臺只有主持人位和發言席,貴賓坐于下面的第一排的方式。一些非正式、討論性質的會議是圓桌擺放式。 
 
擺放回字型會議桌的發布會現在也出現的較多,發言人坐在中間,兩側及對面拜訪新聞記者坐席,這樣便于溝通。同時也有利于攝影記者拍照。 
注意席位的預留,一般在后面會準備一些無桌子的坐席。 
 
新聞發布會其他道具安排 
最主要的道具是麥克風和音響設備。一些需要做電腦展示的內容還包括投影儀、筆記本電腦、聯線、上網連接設備、投影幕布等,相關設備在發布會前要反復調試,保證不出故障。 
 
新聞發布會現場的背景布置和外圍布置需要提前安排。一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌,一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。如果是在企業內部安排發布會,也要酌情安排人員做記者引導工作。
 
新聞發布會的資料準備 
提供給媒體的資料,一般以廣告手提袋或文件袋的形式,整理妥當,按順序擺放,再在新聞發布會前發放給新聞媒體,順序依次應為:
 
1、 會議議程 
2、 新聞通稿 
3、演講發言稿 
4、發言人的背景資料介紹。(應包括頭銜、主要經歷、取得成就等) 
5、公司宣傳冊 
6、產品說明資料。(如果是關于新產品的新聞發布的話) 
7、 有關圖片 
8、 紀念品(或紀念品領用券) 
9、 企業新聞負責人名片(新聞發布后進一步采訪、新聞發表后寄達聯絡) 
10、空白信箋、筆(方便記者記錄) 
 
新聞發布會發言人的確定 
新聞發布會也是公司要員同媒介打交道的一次很好的機會,值得珍惜。代表公司形象的新聞發言人對公眾認知會產生重大影響。如其表現不佳,公司形象無疑也會令人不悅。 
 
新聞發言人的條件一般應有以下的幾方面: 
·公司的頭面人物之一——新聞發言人應該在公司身居要職,有權代表公司講話。 
·良好的外型和表達能力。發言人的知識面要豐富,要有清晰明確的語言表達能力、傾聽的能力及反應力、外表包括身體語言整潔、大方得體。 
·執行原定計劃并加以靈活調整的能力。 
·有現場調控能力,可以充分控制和調動發布會現場的氣氛。 
 
發言人回答記者問的準備 
在新聞發布會上,通常在發言人進行發言以后,有一個回答記者問的環節。可以充分通過雙方的溝通,曾強記者對整個新聞事件的理解以及對背景資料的掌握。有準備、親和力強的領導人接受媒體專訪,可使發布會所發布的新聞素材得到進一步的升華。 
 
在答記者問時,一般由一位主答人負責回答,必要時,如涉及到專業性強的問題,由他人輔助。 
 
發布會前主辦方要準備記者答問備忘提綱,并在事先取得一致意見,尤其是主答和輔助答問者要取得共識。 
 
在發布會的過程中,對于記者的提問應該認真作答,對于無關或過長的提問則可以委婉禮貌地制止,對于涉及到企業秘密的問題,有的可以直接、禮貌地告訴它是企業機密,一般來說,記者也可以理解,有的則可以委婉作答。不宜采取“無可奉告”的方式。對于復雜而需要大量的解釋的問題,可以先簡單答出要點,邀請其在會后探討。 
 
有些企業喜歡事先安排好媒體提問的問題,以防止媒體問到尖銳、敏感的問題。建議不宜采取。
 
新聞發布會對記者的邀請 
媒體邀請的技巧很重要,既要吸引記者參加,又不能過多透露將要發布的新聞。在媒體邀請的密度上,既不能過多,也不能過少。一般企業應該邀請與自己聯系比較緊密的商業領域記者參加,必要時如事件現場氣氛熱烈,應關照平面媒體記者與攝影記者一起前往。 
 
邀請的時間一般以提前3到5天為宜,發布會前一天可做適當的提醒。聯系比較多的媒體記者可以采取直接電話邀請的方式。相對不是很熟悉的媒體或發布內容比較嚴肅、莊重時可以采取書面邀請函的方式。 
 
適當地制造懸念可以吸引記者對發布會新聞的興趣,一種可選的方式是開會前不透露新聞,給記者一個驚喜。“我要在第一時間把這消息報道出來”的想法促使很多媒體都在趕寫新聞。如果事先就透露出去,用記者的話說就是“新聞資源已被破壞”,看到別的報紙已經報道出來了,寫新聞的熱情會大大減弱,甚至不想再發布。無論一個企業與某些報社的記者多么熟悉,在新聞發布會之前,重大的新聞內容都不可以透漏出去。 
在記者邀請的過程中必須注意,一定需要邀請新聞記者,而不能邀請媒體的廣告業務部門人員。有時,媒體廣告人員希望借助發布會的時機進行業務聯系,并作出也可幫助發稿的承諾,此時也必須進行回絕。 
 
新聞發布會的幾個誤區 
誤區之一:沒有新聞的新聞發布會。有些企業似乎有開發布會的嗜好,很多時候,企業并沒有重大的新聞,但為了保持一定的影響力,證明自己的存在,也要時不時地開個發布會。造成的后果是,企業雖然花了不小的精力,但幾乎沒有收成。新聞性的缺乏使得組織者往往在發布會的形式上挖空心思、絞盡腦汁,熱鬧倒是熱鬧了,效果卻未見得理想,如果過于喧賓奪主,參會者記住了熱鬧的形式,卻忘記了組織者想要表達的內容。 
 
誤區之二:新聞發布的主題不清。 從企業的立場出發,主辦者恨不得把它的祖宗八代的光榮史一股腦端上去,告訴人家什么時候得了金獎,什么時候得到了認證,什么時候得了第一,什么時候捐資助學。但是偏離了主題的的東西在媒介眼中,形同廢紙。
 
又有的企業在傳播過程中,生怕暴露商業機密,凡涉及到具體數據時總是含含糊糊一談到敏感話題就“環顧左右而言他”,不是無可奉告就是正在調查。這樣一來,媒體想知道的,企業沒辦法提供;媒體不想搭理的,企業又不厭其煩。

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